Permohonan perlulah dibuat dalam tempoh dua puluh lapan (28) hari sebelum tarikh ke luar negara.

Lampiran: Borang Menghadiri Persidangan, Seminar dan Lawatan Rasmi ke Luar Negara.

Contoh Borang Menghadiri Persidangan, Seminar dan Lawatan Rasmi ke Luar Negara.

                    Senarai Semak Permohonan Ke Luar Negara Atas Urusan Rasmi (Dikemaskini 2024)

Merujuk kepada Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PB3.1 iaitu Garis Panduan Penjimatan Perbelanjaan Awam (Kemaskini 14 Julai 2022) dan emel daripada Bahagian Pentadbiran, Kementerian Pengangkutan Malaysia (MOT) bertarikh 8 Disember 2022, permohonan Pegawai Awam ke Luar Negara atas Urusan Rasmi yang berkaitan dengan gambar di bawah perlu mendapatkan kelulusan khas daripada Kementerian Kewangan Malaysia (MOF) terlebih dahulu sebelum dikemukakan kepada Pegawai Pengawal (Ketua Setiausaha), Kementerian Pengangkutan Malaysia (MOT).

Bagi memastikan permohonan Kelulusan ke Luar Negara atas Urusan Rasmi berjalan lancar, Bahagian perlu mengemukakan Surat Rasmi Permohonan Kelulusan Khas Kementerian Kewangan Malaysia (MOF) melalui Bahagian Perolehan dan Kewangan, MOT berserta dengan senarai delegasi, justifikasi tugas, surat jemputan, agenda dan kos perbelanjaan yang terlibat. Sesalinan surat rasmi tersebut perlu dikemukakan kepada Pengarah Khidmat Pengurusan (PKP) bagi membantu Bahagian - Bahagian untuk membuat semakan susulan berkenaan status surat permohonan tersebut.

Sekiranya maklum balas kelulusan telah diterima, sesalinan surat kelulusan tersebut perlu dilampirkan bersama-sama dengan borang Lampiran A yang telah lengkap berserta dokumen seperti senarai semak sebelum dikemukakan kepada Unit Pentadbiran, Bahagian Khidmat Pengurusan (BKP) untuk tindakan selanjutnya. Pemohon perlu sentiasa memberikan perhatian berkenaan tempoh dua puluh lapan (28) hari yang perlu dipatuhi oleh Bahagian – Bahagian dengan merujuk kepada emel Garis Panduan Bagi Pernyataan Perbelanjaan Pegawai Awam ke Luar Negara atas Urusan Rasmi.

Bahagian/Unit perlu melengkapkan Borang Pesanan Minuman dan Makanan dan kemukakan kepada Unit Pentadbiran, BKP selewat-lewatnya SATU (1) hari sebelum tarikh mesyuarat dijalankan. Unit Pentadbiran, BKP mempunyai hak untuk tidak memproses permohonan yang tidak lengkap, jumlah kehadiran melebihi 20 orang dan mesyuarat dilaksanakan melebihi satu (1) hari. Ini bagi memastikan jumlah pesanan tidak melebihi peruntukan bulanan yang telah ditetapkan. Permohonan yang lengkap perlu dihantar ke emel katerer yang terlibat (akan dimaklumkan oleh Unit Pentadbiran pada setiap bulan).

PERHATIAN:

Bermula bulan JANUARI 2024, penyedia perkhidmatan makan dan minum bagi mesyuarat di Ibu Pejabat ialah Restoran Cinta Rasa Timur . Sehubungan dengan itu, segala permohonan perlu dihantar terus melalui emel kepada katering seperti berikut:

Nama : En. Mohd Sabri bin Zamani 

No. Telefon : 012-523 5448 

Emel : sabri7475@yahoo.com  

Salinan emel kepada     : pentadbiran.hq@caam.gov.my

Pemohon/ urus setia mesyuarat adalah bertanggungjawab untuk menghubungi pihak katering melalui (telefon/WhatsApp) bagi pengesahan penerimaan tempahan bagi mengelakkan pihak katering terlepas pandang permohonan tersebut. Permohonan hendaklah mengikut keahlian mesyuarat dan tidak melebihi kadar yang ditetapkan. Sebarang kursus tidak dibenarkan menggunakan kemudahan ini dan perlu membuat melalui pesanan kerajaan (LO). 

Bagi tujuan penyelarasan dan mengambil kira dasar semasa Kerajaan, bermula Mei 2022, kadar maksimum penyediaan makanan dan minuman bagi mesyuarat/kursus hendaklah tidak melebihi daripada kadar baharu yang ditetapkan seperti di dalam jadual di bawah:

Bahagian/Unit perlu melengkapkan Borang Permohonan Pemusnahan Rekod Awam (Arkib 2/08) dan kemukakan kepada Unit Pentadbiran, BKP berserta memo permohonan pemusnahan rekod awam daripada Bahagian/Unit masing-masing. Unit Pentadbiran berhak menolak permohonan tersebut sekiranya terdapat kesilapan mengisi borang tersebut. Sekiranya berlaku kesilapan, pemohon perlu mengisi semula borang tersebut. Unit Pentadbiran, BKP akan mengemukakan permohonan tersebut kepada Arkib Negara Malaysia bagi tujuan kelulusan pemusnahan. 

Pemohon dikehendaki merujuk Jadual Pelupusan Rekod Urusan Am terbitan Arkib Negara Malaysia sebelum mengisi borang tersebut bagi memastikan dokumen-dokumen yang ingin dimusnahkan mengikut tempoh/ tindakan yang telah ditetapkan Arkib Negara Malaysia.

Bagi Pejabat CAAM Wilayah Sabah dan Pejabat Wilayah Sarawak, pemohon perlu merujuk dan mendapatkan nasihat daripada Arkib Negara Malaysia Cawangan Sabah atau Arkib Negara Malaysia Cawangan Sarawak terlebih dahulu sebelum memohon pemusnahan rekod awam di pejabat masing-masing. 

Bahagian/Unit yang ingin melupuskan rekod-rekod kewangan dan perakaunan, perlu melengkapkan Borang Permohonan Pemusnahan Rekod Kewangan dan Perakaunan (Kewangan-Arkib 4/08) berserta memo permohonan pemusnahan rekod dan kemukakan kepada Unit Pentadbiran, BKP. Unit Pentadbiran berhak menolak permohonan tersebut sekiranya terdapat kesilapan mengisi borang tersebut. Sekiranya berlaku kesilapan, pemohon perlu mengisi semula dan menghantar borang tersebut. Unit Pentadbiran, BKP akan mengemukakan permohonan tersebut kepada Jabatan Audit Negara, Arkib Negara Malaysia dan Bahagian Akaun, Kementerian Pengangkutan Malaysia (MOT) bagi tujuan kelulusan pemusnahan. 

Pemohon dikehendaki merujuk Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan Tahun 2023 terbitan Arkib Negara Malaysia sebelum mengisi borang tersebut bagi memastikan dokumen-dokumen kewangan dan perakaunan yang ingin dimusnahkan mengikut tempoh/ tindakan yang telah ditetapkan oleh Arkib Negara Malaysia.

Bagi Pejabat CAAM Wilayah Sabah dan Pejabat Wilayah Sarawak, pemohon perlu merujuk dan mendapatkan nasihat daripada Arkib Negara Malaysia Cawangan Sabah atau Arkib Negara Malaysia Cawangan Sarawak terlebih dahulu sebelum memohon pemusnahan rekod kewangan dan perakaunan di pejabat masing-masing.